ביסים של ידע

לפני שנסביר מהי חשיבות האינטליגנציה הרגשית לפרודוקטיביות שלכם, נתחיל בהסבר קצרצר:
אינטליגנציה רגשית היא היכולת לזהות ולנהל את הרגשות שלכם ושל אנשים אחרים. הגדרות יותר ספציפיות מדברות על היכולת של בעלי אינטליגנציה רגשית גבוהה לזהות רגשות כדי להניע אחרים למחשבות או פעולות מסוימות.

המודל הקלאסי מציע לחלק את האינטליגנציה הרגשית ל-4 קטגוריות:

• מודעות עצמית – שהיא היכולת של אדם לזהות את הרגשות של עצמו. 
• ניהול עצמי – היכולת של אדם לנהל את הרגשות של עצמו. 
• מודעות חברתית - הבנה של תהליכים רגשיים שעוברים על האנשים בחברה או בסביבה הקרובה.
•  וניהול מערכות יחסים – היכולת לפתח אנשים אחרים, לעורר בהם השראה ולנהל קונפליקטים גם ברמה האישית וגם ברמה הקבוצתית.

אז מה הקשר בין כל זה לבין היכולת להיות פרודוקטיביים?
קודם כל, הדיוק. אנשים עם אינטליגנציה רגשית מפותחת יותר, מצליחים לדייק יותר טוב את המטרות שלהם: גם הקצרות וגם ארוכות הטווח. עוד יתרון של בעלי האינטליגנציה הרגשית המפותחת הוא התקשורת. בגלל שהם מתקשרים טוב עם הסביבה, הם יכולים לרתום טוב יותר אנשים אחרים למטרות שלהם. ובנוסף, הם בדרך כלל גם מנהיגים טובים וקשובים יותר מאחרים.

איך תוכלו לפתח אינטליגנציה רגשית?
אפשר להתחיל בלבחון את עצמכם במבחנים אונליין שבודקים את רמת האינטליגנציה הרגשית שלכם כדי לבדוק איפה אתם עומדים ובמה אתם יכולים להשתפר.

בכל מה שקשור לרגשות של עצמכם - נסו לשים לב לרגשות הלא מודעים שלכם, שאלו את עצמכם מה אתם מרגישים עכשיו, נסו להעלות אסוציאציות, ואפילו להשקיע בתיעוד ביומן כדי לדייק את הרגשות שלכם מול עצמכם.

דרך טובה ליצירת מודעות לתחושות שלכם היא לשאול את עצמכם מדי יום מה אתם מרגישים עכשיו ולמה? דרגו את תחושת שביעות הרצון שלכם באותו היום מ-1 עד 100 ובדקו עם עצמכם מה פוגע בה ואיך אפשר לשפר אותה.

בכל הקשור לסביבה:
כדי לשפר את המעורבות החברתית שלכם, כדאי למשל להתנדב לטובת מטרות שחשובות וקרובות ללבכם.
כלי נוסף שיכול לעזור לכם – הוא לבקש מחברים וקולגות שלכם שיתנו לכם משוב ויגידו לכם במה לדעתם אתם יכולים להשתפר כחברים וכעמיתים לעבודה.

ומצד שני – חשוב ללמוד להגיד גם ״לא״: אל תסכימו לכל משימה שמבקשים מכם לבצע, תרשו לעצמכם להתחבר לתחושת הבטן שלכם, תעבדו על כוח הרצון שלכם ועל סדר העדיפויות האותנטי שלכם.

עוד דרכים לאמן את המודעות שלכם לעצמכם ולסביבה הן: לעשות ספורט, לכתוב, להתאמן על נשימה מודעת, ללמוד להתנצל ולשאול את עצמכם שאלות.

איך אפשר ללמוד יותר?
אם תרצו להעמיק יותר ולהעלות את המודעות – תוכלו לקרוא ספרים, בלוגים ומאמרים ולהקשיב להרצאות טד בנושא הזה. בקישור של המאמר המקורי שסיכמנו עבורכם יש רשימה מעולה של המלצות למקורות רלוונטיים.

נו, אז איך אתם מרגישים עכשיו?

סידור אפקטיבי של הבית יכול להוות בסיס לשקט נפשי, במיוחד בתקופה של שהות ממושכת בבית. חשוב שסביבת הבית, שהופכת גם לסביבת עבודה בחלק מהמקרים, תהיה נעימה, מאווררת, ללא עומס קוגניטיבי והסחות דעות. יש אנשים שסביבה מבולגנת תורמת להם לחשיבה וליצירתיות אבל מדובר במיעוט, עבור רוב האנשים – סביבת עבודה שקטה ומסודרת תורמת לשקט נפשי וריכוז. לשם כך צריך לבנות סדר עדיפויות ולהוציא מהבית פריטים ״מרעישים״, מעמיסים ולא חיוניים. איך עושים את זה?

בתור התחלה – הכירו את עקרון ה-20%. הוא נקרא גם Pareto rule, על שמו של כלכלן איטלקי שמצא שבגינה שלו 20% מהעציצים מניבים 80% מהתפוקה, לאחר מכן הוא בדק ומצא ש-20% מהאוכלוסייה באיטליה היא בעלת 80% מהקרקעות במדינה.

איך זה קשור אליכם? מסתבר שאתם למעשה צריכים רק אחוז קטן מהרכוש שלכם, שיספק לכם ערך ויהיה חיוני עבורכם. לכן, במאמר ממליצים לשמור על רכוש שעונה על כמה קריטריונים מרכזיים:

קודם כל - שהרכוש יהיה עמיד במבחן הזמן, כלומר עדיף לקנות מעט בגדים ושיהיו איכותיים ועמידים מאשר הרבה בגדים, שיתפסו הרבה מקום ויתבלו מהר.

דבר שני, שהרכוש שלכם ישקף את הערכים שלכם. אל תקנו או תשמרו רכוש שאתם לא באמת צריכים או שמשקף משהו שאתם לא. למשל, אם אתם לא באמת משחקים טניס, אל תשמרו את המחבט שקניתם. אם אתם לא מארחים הרבה, אתם לא צריכים הרבה כיסאות בפינת האוכל. תהיו אותנטיים עם עצמכם ועם הרכוש שלכם.

נסו להסתכל על החפצים שלכם מזווית חדשה, שאלו את עצמכם מה הערך והחשיבות שלהם בחייכם, העמידות שלהם לאורך זמן וכמובן – עד כמה הם חיוניים והאם הם משמחים אתכם.

המאמר המקורי שסיכמנו עבורכם, נכתב באנגלית ועוסק כמובן בתופעה הקשה של יום שני, אבל עברתנו אותו עבורכם והתאמנו את ההתייחסות ליום ראשון. יום ראשון הוא בדרך כלל היום הכי קשוח בשבוע העבודה, אבל אפשר להפוך אותו לסביר ביותר. קבלו כמה שיטות עבודה יעילות לצליחת היום הזה בשלום:

נתחיל מנושא פגישות הצוות.
אחד הרעיונות המקובלים והנפוצים ביותר בעולם העבודה הוא לקיים פגישות צוות בימי ראשון בבוקר.
אפשר להבין את ההיגיון שעומד מאחורי זה - לעשות סקירה של המשימות ועדכונים לקראת השבוע שמתחיל. אבל מסתבר שלפגישות צוות בימי ראשון יש כמה חסרונות משמעותיים. אחד החסרונות העיקריים הוא שעובדות ועובדים מתקשים לצלול מסוף השבוע הישר לתוך שבוע העבודה ולכן הם איטיים יותר, מרוכזים פחות ובחלק מהמקרים גם לא מספיקים להתעדכן ולרענן את זיכרונם לקראת הפגישות. הפגישות הופכות לפחות אפקטיביות וכתוצאה – עשויות להשליך גם על המשך השבוע. בין אם אתם עובדים או ראשי צוות, כדאי שתמליצו להעביר את פגישות הסטטוס והעבודה לכיוון של יום שני, או לשעות אחר הצהריים של יום ראשון, לכל הפחות.

אל תענו לכל המיילים!
טיפ חשוב שיעזור לכם לפתוח את השבוע – הוא לוותר על הצלילה המיידית למיילים. אם תפתחו את השבוע בהתייחסות לכל המיילים שמחכים באינבוקס, הזמן יזלוג לכם בין האצבעות ותאבדו בקלות פוקוס. במקום זה, כדאי שתתרכזו בתכנית העבודה שלכם, תארגנו לעצמכם את הלו״ז ותוודאו שתשומת הלב שלכם מושקעת במקומות הנכונים. חשוב שתשלטו במיילים שלכם ואל תיתנו להם לשלוט בכם ותענו רק על המיילים הדחופים והחשובים באמת עבורכם. עוד המלצה חשובה: אל תשלחו ניוזלטרים ביום ראשון. בדרך כלל, תיבות הדואר של אנשים מלאות בהודעות והניוזלטר שלכם יבלע בין המיילים האחרים.

אל תבזבזו את כל האנרגיות שלכם על יום ראשון
משהו בתחושת ההתחלה החדשה של השבוע גורם לאנשים מסוימים עייפות ולאחרים מוטיבציה. לפעמים אפילו יתר מוטיבציה. אם אתם במקרה עובדים על פעילות שאתם מאד מאמינים בה וקמתם מלאי אנרגיות ביום ראשון ואתם מוכנים לבצע 30 משימות במקביל, כדאי להיזהר ולא לשרוף את כל האנרגיות בתחילת השבוע. שמרו על האנרגיות להמשך השבוע. גם אם זה נראה עכשיו כאילו יש לכם אינסוף ממנה, בהמשך השבוע היא עשויה להישחק ולהיגמר.

הטיפ האחרון שלנו הוא ליצור רשימה עדכנית של המשימות שלכם:
אל תתנו למשימות לשוטט לכם בראש ולהעמיס על המחשבות שלכם. תורידו את כל המחשבות, משימות, ורעיונות שלכם על נייר, בתוכנה או אפליקציה לניהול זמן ומשימות. ככל שיהיו לכם יותר מחשבות על הנייר ופחות בראש, ככה תוכלו לנהל את יום ראשון בצורה יעילה יותר.

שיהיה שבוע טוב!

אמיר ורייה (Ria) הם הורים לשני ילדים בני שנתיים ו-6 שמתגוררים בסיאטל. אמיר עובד באמזון ורייה היא מנכ״לית של סטארט-אפ בתחילת דרכו. לאחרונה, כיוון שסגרו את המסגרות של הילדים בעקבות הקורונה, הם נאלצים גם לעבוד מהבית וגם להיות הורים במשרה מלאה. איך הם עושים את זה?

מגזין Harvard Business Review סיכם כמה עצות שאמיר ורייה יישמו כדי להפוך את חיי העבודה שלהם מהבית עם הילדים לשפויים וקלים יותר:

• ילדים זקוקים לשגרה והם נלחצים מאי ודאות, גם אם נדמה לכם שהם נהנים להיות בבית ולא בבית הספר. לכן, תייצרו שגרה דומה ככל האפשר לשגרה שהייתה לילדים בגן ובבית הספר. כדאי שתקדישו את הזמן הראוי לכתיבת לו״ז עקרוני למהלך השבוע, שכולל את שעת הקימה, שעת השינה, שעות הארוחות, שעות המשחק והלמידה, שעות היציאה מהבית למשחקים בחוץ ושעת טלוויזיה. תקפידו להיצמד ללו״ז ולא לגלוש משעת טלוויזיה ל-3 שעות טלוויזיה.
  
  
• תעשו משמרות: בהתאם לגמישות העבודה שלכם ושל בן או בת הזוג, תבנו משמרות של שעה, שעתיים או יותר שבהן בן או בת הזוג שומרים על הילדים ואתם עובדים ולהיפך. כמובן, שאם קיימת אפשרות להיעזר בבייביסיטר או בסבא וסבתא אז תכננו גם את המשמרות שלהם מראש.
  
  
• תארגנו מפגשים וירטואליים עם ילדים אחרים. זה נכון בעיקר לילדים גדולים יותר כי הקטנטנים מאבדים את הסבלנות לוידיאו די מהר, אבל הילדים הגדולים יכולים לשחק יחד, לקרוא אחד לשני ספרים, לצייר או לעשות הצגות והכל דרך הוידיאו.
  
  
• תוכלו גם להיעזר בסרטונים שמדריכים לפעילויות גופניות או פעילויות אחרות לילדים כמו: Art hub for kids, cosmic Yoga for kids ו-GoNoodle
  
  
• ולסיום: תחלקו עם הורים אחרים רעיונות, משאבים, משחקים, או בקיצור: צריך כפר שלם כדי לגדל ילד, במיוחד בתקופה של מגיפה. היעזרו בכל מי שאתם יכולים.

עבור אנשים מסוימים, אירועים חברתיים במקום העבודה משמחים בערך כמו טיפול שורש. אותם אנשים מתקשים לייצר שיחות חולין קצרות עם עובדים אחרים, על אחת כמה וכמה עם מנהלים, בכירים או עם אנשים באירועים מחוץ לארגון והם בהחלט היו שמחים לוותר על התענוג ולהישאר בבית מתחת לשמיכות.

אם זיהיתם את עצמכם בתוך התיאור הזה, דעו שיש מה לעשות כדי לצלוח את מכשול הסמול טוקים באירועים ומי יודע, אולי אפילו תתחילו ליהנות מזה.

בתור התחלה, אם אתם משוחחים עם קולגות או עמיתים בתוך הארגון, כבר יש לכם משהו במשותף איתם – מקום העבודה שלכם. זה בסיס פורה לשיחה, בין אם תדברו על איכות האוכל, המלצה על מלון לנופשון מטעם העבודה או המורכבות של עבודה מהבית בימי הקורונה, בטוח תמצאו משהו משותף לשניכם. תנסו להתחמק מנושאים פוליטיים נפיצים גם ברמה הפנים ארגונית וגם ברמת הפוליטיקה הארצית.

אם מדובר בעובדים שאינם חלק מהארגון שלכם, חפשו מה משותף לכם, בין אם אתם באותו ענף, באותה העיר, באותו תפקיד או מכירים אנשים משותפים. שתפו אותם במתרחש בארגון שלכם והתעניינו בנעשה בארגון שלהם, הקשיבו להם ונסו לשלוף מתוך דבריהם נושאים לשיחה. אם תשאלו אותם שאלות ולאחר מכן עוד שאלות Follow up על התשובות שלהם, הם ודאי יעריכו את ההקשבה וההתעניינות שלכם.

הנה כמה טיפים לשאלות שאתם יכולים לשאול:
• ממה אתה הכי נהנה בעבודה שלך?
• איזה אתגרים יש לך בעבודה?
• איך הטכנולוגיה או האוטומציה שינתה את העבודה שלך?

בסמול טוקים, כשמם כן הם, כדאי להתחיל בקטן ולא לשתף את העמיתים שלכם בכל שאיפות הקריירה שלכם, הדאגות, המורכבויות בעבודה והאתגרים שהחיים מזמנים לכם. בשיחות מסדרונות או שיחות קצרות באירועים, מומלץ להתמקד בנושאים קלילים יותר.

אם אתם אנשים שמתקשים ליזום שיחות בספונטניות, תחשבו על נושאים לשיחה לפני שאתם יוצאים לאירוע. לדוגמה, אם אתם יודעים שבאירוע תפגשו בעיקר אנשי כלכלה ושוק ההון, תקראו דה מרקר, גלובס, כלכליסט וכדומה לפני שאתם יוצאים לאירוע.

לפני האירוע: תחשבו גם מה לא להגיד. לפעמים – ממבוכת הסמול טוק, אנשים פולטים פרטים אינטימיים שלא בטוח שהם היו רוצים שאחרים ידעו. למשל, לא כדאי לשתף בריב שהיה לכם עם בן או בת הזוג לפני שיצאתם לאירוע, או ללכלך על הבוס או קולגה שלכם. יש פרטים שבשלבי הסמול טוק, כדאי לשמור לעצמכם.

והטיפ החשוב מכולם: כשאתם משוחחים עם אחרים, חייכו! זה תמיד תורם לשיחה נעימה, קלילה וזורמת יותר.

בטח שמתם לב שלא קל ולפעמים אפילו קשה מאד להתרכז במשימה אחת לאורך זמן. למרות השאיפה להתקדם, לחלקנו יש נטייה לקפוץ לפייסבוק אחרי חצי שעה, אחרים מחזיקים מעמד שעה עד שהם בודקים מיילים ויש כאלה שמסתכלים בוואטסאפ כל 5 דקות. המשימה של להישאר ממוקדים במשך שעה או יותר הפכה להיות מאבק של ממש.

לכן, כדי להצליח להתמקד, המטרה הסופית שלכם צריכה להדהד לכם כל הזמן בראש. בין אם אתם רוצים לקדם משימה בעבודה, ללמוד שפה חדשה, לנגן בגיטרה או לאמץ אורח חיים בריא, זכרו היטב את היעד שלכם ולמה הוא בכלל חשוב לכם, כדי שתהיה לכם מוטיבציה לגשת למשימות היום-יומיות הקטנות, שדורשות מכם ריכוז ובסופו של דבר מובילות אתכם ליעד. גם הליכה של חמש דקות ביום בתור התחלה, יכולה להוביל בסופו של דבר לאורח חיים בריא יותר.

כדי להיכנס למעגל של יצירה, כדאי שתתחילו במיקרו-משימות - הן יותר ישימות ופחות מאיימות מפרויקטים גדולים. פרקו את המשימות הגדולות שלכם למשימות קטנות, שקל יותר להתמודד איתן, וההתקדמות בהן תייצר לכם מוטיבציה גדולה יותר לשמור על ריכוז ולסיים אותן. אל תנסו להשלים כמות גדולה מדי של משימות בכל יום. גם אם תצליחו בטווח הקצר ותהיה לכם תחושת הישג, בטווח הארוך יהיה לכם קשה לעמוד ברף הגבוה שהצבתם לעצמכם. מומלץ שתציבו לעצמכם יעדים ריאליים, אם אתם רוצים לכתוב ספר, כנראה שלא תצליחו לכתוב 20 עמודים ביום. במקום לשאוף לשם – פשוט התחילו בפסקה אחת או שתיים.

כדי להכין את עצמכם מנטלית למשימה שלכם ולמנוע מהמחשבות שלכם לנדוד, אתם צריכים לבחור חלל עבודה ייעודי בבית או בכל מקום אחר ולהשתמש בו אך ורק לצורך עבודה. חשוב שהחלל שלכם לא יהיה מקושר אסוציאטיבית עם דברים נוספים שהם לא המשימה שלכם. פחות מומלץ לעבוד בסלון למשל, כי הוא חלל שלא מאפשר מיקוד. יש בו טלוויזיה, אולי גם הילדים מתרוצצים והוא יכול להיות גם מקושר עם שינה על הספה, פיתוי שקשה לעמוד בו.

ועוד המלצה אחת - עשו מדיטציה. המדיטציה מאפשרת לכם להתמודד ראש בראש מול הקושי להתרכז. כשתעשו מדיטציה, תגלו כמה הסחות דעת עולות לכם לראש במהלכה ותיאלצו להחזיר כל הזמן את הפוקוס להווה. זה אימון שהרבה אנשים מתייאשים ממנו בקלות, בגלל שהוא לא מתיישב עם אורח החיים המודרני, המהיר והכאוטי. אם לא תתייאשו, תגלו עד כמה המדיטציה תעזור לכם להתמקד ולהבחין בין העיקר לטפל.

בעידן המידע והדיגיטל, הנראות חשובה כמעט כמו המהות והלמידה נמשכת כל הזמן. אם יש לכם תשוקה אמיתית למה שאתם עושים ואתם רוצים להמשיך ולהתקדם בתחום שלכם, המיתוג האישי והלמידה של התחום שלכם הם קריטיים, כעובדים בארגון.

היום זה כבר לא מספיק רק להיות עובדים טובים, חשוב שהסביבה הארגונית שלכם תדע שאתם מצוינים בתחומכם ותכיר את ההתמחויות שלכם. הרבה פעמים, הדרך למיתוג מול הסביבה הארגונית הקרובה, היא דווקא באמצעות היותכם שגרירים טובים של הארגון בחוץ.

אז איך ממתגים את עצמכם נכון בתוך הארגון ומחוצה לו?

מתחילים בלעשות עבודה מצוינת לאורך זמן וממשיכים בלתקשר אותה החוצה, הנה כמה דוגמאות:

• השתתפו בשיח בנושאים מקצועיים בטוויטר, פייסבוק, לינקדאין ורשתות חברתיות מקצועיות בתחום שלכם. בחרו בזירות המתאימות לכם ברשת בכדי ללמוד, לקבל השראה ושיכירו אתכם.
  
  
• קראו מאמרים בתחום שלכם ואל תסתפקו רק במאמרים בעברית.
  
  
• חפשו עובדים מצטיינים או מרצים מארגונים אחרים שמתמחים בתחומכם וקראו ספרים או מאמרים שלהם ואם אתם מעדיפים - צפו בהרצאות שלהם.
  
  
• כשאתם מרגישים מספיק בטוחים בידע הרחב שרכשתם בתחום, אתם יכולים לפרסם בלוג, לכתוב טורי דעה, מאמרים ולפרסם מקרי בוחן מתוך הארגון.

יש מנהלים ומעסיקים שיהיו מוטרדים מכך שאתם מזדהים בפורומים שונים בתור ״יועצת שיווק״ בארגון כלשהו, אבל אתם צריכים לשכנע אותם שחשוב שתהיו שגרירים של המותג ותעשו עבודה טובה בלהציף את המודעות למותג ולעבודה הטובה שאתם עושים בתחום ההתמחות שלכם. אם אתם מעצבים גרפיים למשל, שמציגים את עבודת המיתוג שעשיתם בכנס הארגוני - גם הארגון וגם אתם מרוויחים מהפרסום. בהקשר זה, חשוב לציין ולהדגיש שלארגונים שונים יש מדיניות ברורה לגבי פרסום במדיה חברתית וחשוב להקפיד לפעול בהתאם להנחיות.

כחלק מהמיתוג האישי שלכם, חשוב שתשתתפו בשולחנות עגולים, כנסים ואירועים שקשורים לתחום שלכם ומשלבים הזדמנות ללמוד ולעשות נטוורקינג. ועל הדרך – למה שלא תכתבו הערות ותשתפו עם הקולגות שלכם שלא הגיעו לאירוע?

כנציגים באירועים מהסוג הזה, חשוב שתהיו ייצוגיים גם עבור עצמכם וגם עבור הארגון, תנצלו את ההזדמנות להעלות פוסטים וציוצים מהאירוע, תתייגו את הארגון שלכם, תחלקו תובנות עם עמיתים למקצוע ותנסו גם להחליף טלפונים עם אנשים רלוונטיים לתפקיד ולארגון שלכם.

תהיו ציידים של לידים: אם אתם יודעים על צורך בארגון באיוש משרה ספציפית, נסו לאתר בעצמכם את האיש המתאים למשרה. אם חזרתם מאירוע עם מספרי טלפונים של אנשים רלוונטיים לארגון, תעבירו אותם לצוות פיתוח עסקי, כך שתוכיחו את עצמכם כיעילים כשליחי הארגון וירצו לשלוח אתכם לאירועים נוספים.

בקצרה, כדי שהמותג האישי שלכם בתוך הארגון יצמח, חשוב שהארגון יפיק מכם ערך לא פחות ממה שאתם מפיקים ממנו, זה מהלך שישתלם לשניכם. כל עוד תכבדו ותשמרו על המדיניות של המעסיק ובמקביל תמצאו דרכים יצירתיות לקדם את עצמכם תוך כדי קידום של הארגון בו זמנית.

מיתוג אישי משפר את המיתוג הארגוני. הוא גורם לארגון להראות יותר "אנושי" ונגיש ולאנשים לרצות לעבוד שם, אם מוצאים את האיזון הנכון אז מדובר בעסקת win-win לשני הצדדים.

אוהבים לשמוע מוזיקה בזמן שאתם עובדים? הגיע הזמן שתדעו אם המוזיקה שאתם שומעים תורמת ליצירתיות ולריכוז או רק מפריע להם. המגזין הדיגיטלי bloom מגיש לכם את הטיפים המדעיים להשפעה של מוזיקה על המוח שלכם בזמן שאתם עובדים.

נתחיל מהקצב
כדי להיות במקסימום פרודוקטיביות, ההמלצה המדעית היא לבחור במוזיקה עם קצב ממוצע. מה זה קצב ממוצע? 60 ביטים לדקה, כלומר הקצב של תקתוק השעון. רוצים דוגמה? תקשיבו ל- The swimmer של Phil France או ל-Rainfall של Michael Jones ו-David Darling.

מה הווליום האידיאלי?
לא רועש ולא שקט מדי. מוזיקה רועשת מסיחה את הדעת, ומוזיקה שקטה מאמצת מדי את האוזניים ולכן מסתבר שגם היא לא טובה לריכוז! הווליום המדויק שנחקר ונמצא כטוב ביותר לריכוז הוא 70 דציבלים. זה בדיוק הווליום של שיחה ממוצעת בין שני אנשים.

ותרו על מוסיקת אסקטרים
המוח שלנו עובד הכי טוב כשהוא לא מוסח על ידי מצבי קיצון, גם במוזיקה. אז אל תאזינו למוזיקה רועשת או חלשה מדי, עם קצב משונה או דינמיקות חריגות. כמה שיותר מתון – יותר טוב. אבל שימו לב לא לבחור מוזיקה מרדימה. אה וגם אל תשימו מוזיקה שאתם אוהבים מדי, כך שפשוט תעזבו הכל ורק תרצו להקשיב לה.

לכו על מוזיקה קלאסית
מאד יכול להיות שבהתחלה היא תרתיע או תשעמם אתכם, אבל למוזיקה קלאסית יש השפעה חיובית מאד על הריכוז ועל המוח. אז איך מוצאים מלחין שאתם אוהבים? מנסים כל מיני מלחינים בספוטיפיי עד שמוצאים את האחד.

נסו מוזיקת רקע בלי מילים
כדאי לבחור במוזיקה אינסטרומנטלית, כלומר שרק שומעים בה כלי נגינה. למה? כי המילים מסיחות את הדעת ויכולות לפגוע בריכוז שלכם. רוצים דוגמה? לכו על Happiness של Jonsi ו-Alex.

ואם כבר בחרתם במוזיקת רקע, נסו פסקולים של סרטים, הרי הם נועדו לשמש כמוזיקת רקע בזמן שאתם מתרכזים בסצינות עצמן. אתם יכולים לנסות את Samantha של Thomas Newman או את Cornfield Chase של Hans Zimmer.

מוזיקת טבע היא גם בחירה מצוינת, הרבה כותבים והוגים הולכים לטבע כדי לקבל השראה, בין השאר כי לצלילים של הטבע יש השפעה חיובית על המוח. איפה תמצאו רעשים של טבע בסביבה העירונית שלכם? באתר Rainyscope יש שירות חינמי של צלילים מהטבע והאתר Noisli מאפשר לכם ליצור פסקול משלכם שמורכב מצלילים של אוקיינוס, רוח, גשם ועוד.

אבל לפעמים, בין לבין המשימות שלכם, לפעמים כדי להפסיק לעבוד לכמה דקות, וכדי לקבל רעיונות והשראה, או סתם כדי להעלות קצת את המורל – שימו את השיר שאתם הכי אוהבים.

בדרך כלל, כשמשתמשים במילה ״נטוורקינג״, מתכוונים לנטוורקינג אונליין או לפיתוח קשרים מחוץ לארגון. אבל מה לגבי נטוורקינג פנימי? חשבתם פעם לפתח רשת קשרים ענפה בתוך הארגון שלכם?
נטוורקינג פנימי יכול להיות המפתח שלכם להתקדמות בתוך הארגון. בתנאי שתפנו את השאלות הנכונות לאנשים הנכונים בתזמון הנכון.

אז - איך תקדמו נטוורקינג פנימי ביעילות?
קודם כל, קבעו לעצמכם מהן המטרות שלכם בארגון וחשבו מיהם הקולגות הרלוונטיים שיכולים לעזור לכם להגיע אליהן. חשוב לגשת אליהם בביטחון ולא מתוך מקום הססני. אם תרגישו שאתם חנפנים, אתם תשדרו את זה החוצה. תחשבו שכמו שהם יכולים לתרום לכם, אתם יכולים לתרום להם, בידע, בניסיון ובקשרים.

לפני שאתם ניגשים לקולגות המטרה, תשאלו את עצמכם איזה ערך הם יכולים לתת לכם. אתם יכולים למשל לשאול אותם מה הסוד להצלחה במחלקה שלהם? מה הם אוהבים בתפקיד שלהם? מהן ההזדמנויות התעסוקתיות במחלקה שלהם? האם הם עברו קורסים או סדנאות שיכולות לעניין אתכם? כדאי גם לשאול אם יש קולגות נוספים בארגון שלדעתכם כדאי לכם להכיר. בנוסף, אל תשכחו לשאול אותם האם גם אתם יכולים לעזור להם במסגרת תפקידכם. למה כל זה חשוב? כדי שכשמתפנה תפקיד בארגון אתם תהיו בתודעה של כמה שיותר אנשים בתפקידי מפתח.

גם הארגון עצמו מרוויח מנטוורקינג פנימי, מפני שהוא עוזר לפתח רעיונות חדשים משותפים, להעלות תובנות לגבי הארגון ותפקידים בו, לאסוף מידע שקשור לתחום או לתעשייה שעובדים בה, ללמוד על התפקידים האחרים בארגון ולעשות שיתופי פעולה בין מחלקתיים. אפשר ללמוד הרבה מאד על הארגון משיחות עם עובדים במחלקות אחרות, להיחשף לחידושים ואפילו לעבור בין מחלקות או בין תפקידים.

ועוד הערה חשובה לאנשי משאבי האנוש שביניכם, כדי לסייע לנטוורקינג פנימי בארגון שלכם, כדאי לפתוח קבוצות ווטסאפ משותפות ולשתף בהן מידע, לארח אירועים חברתיים – רצוי בזמן שעות העבודה כך שהנוכחות תהיה גבוהה, נסו ליזום פעילויות התנדבותיות משותפות לצוותים, מפגשים פנים מחלקתיים והליכה משותפת לכנסים רלוונטיים.

לכולנו יש ערכים ומאפיינים ייחודיים, שבאים לידי ביטוי גם בחיים האישיים וגם בעבודה. אז איך ממנפים אותם לכדי מיתוג אישי מוצלח? ולמה חשוב תהיו ממותגים בעבודה שלכם?

קודם כל – מהו מיתוג?
מייסד אמאזון, ג׳ף בזוס (Jeff Bezos) הגדיר את זה מעולה: ״מיתוג זה מה שאנשים אחרים אומרים עליך כשאתה לא בחדר״. אנשים ממילא מתייגים אותך כל הזמן, אז כדאי מאד שלפחות תנסה לשלוט במיתוג.

המיתוג שלכם הוא מה שיהפוך אתכם לייחודיים ושונים מאחרים. הוא צריך להיות ייצוג אותנטי של האישיות, היכולות והמקצועיות שלכם. האישיות שלכם היא חלק בלתי נפרד מהמיתוג. ככל שתיטיבו לבנות את המותג בצורה מקצועית, קוהרנטית, אותנטית, עקבית ומדויקת יותר – כך תצליחו יותר להתבלט בעבודה.

חשוב שלא תנסו להיות מי שאתם לא. נסו להדגיש את החוזקות של מי שאתם כן.

כדי ליצור מותג טוב, מומלץ לעשות רשימה ולענות לעצמכם על השאלות הבאות:
• מהן הציפיות המקצועיות שלכם מעצמך לעתיד?
• מהם תחומי העניין שלכם בעבודה?
• מהם הערכים שמובילים אתכם?
• מהן החוזקות שלכם?
• מה הופך אתכם לייחודי?
• מהי ההשפעה שלכם על הסביבה?

ועוד שאלה שממש תעזור לכם – נסו לגלות באילו תארים אנשים אחרים היו משתמשים כדי לתאר אתכם?

השילוב של כל אלו ביחד הוא הערך הייחודי שלכם במקום העבודה. אמצעי נוסף שיעזור לכם לבסס את מעמדכם הוא משוב מהמנהלים, אבל גם מהקולגות והעמיתים. בקש מהם את דעתם הכנה והאמיתית עליך ועל הקורות חיים שלך, גם אם היא לא תמיד נעימה. ספרו להם שחשוב לכם לקבל הצעות לשיפור וייעול ולא רק פידבקים חיוביים.

חשוב שתהיו עקביים לגבי ההגדרה העצמית שלכם. ההגדרה הזו צריכה לבוא לידי ביטוי בנוכחות שלכם בארגון וגם ברשתות החברתיות, גם אם מזוויות קצת שונות. במקומות שבהם מופיעה תמונה שלכם – דאגו לתמונה מקצועית וטובה שמעבירה את המסר שתרצו להעביר. מומלץ להשתמש באותה התמונה בפרופילים השונים.

הנוכחות והמיתוג שלכם כוללים גם את הנוכחות ברשת. שווה להקדיש כמה דקות ולבדוק איך נראית הנוכחות שלכם בגוגל כדי לראות מה שתפגשו שם מייצג אתכם בצורה נאמנה. צריך לזכור שזה חלק בלתי נפרד מהמיתוג שלכם, כך שאם עולים שם מאמרים לא מחמיאים, מתפקידכם לקדם מאמרים חלופיים ואם לא עולה שם כלום – סימן שעדין לא הותרתם חותם. נסו לפרסם מאמרים וכתבות בנושאי ההתמחות שלך ולקדם את הנוכחות שלכם ברשת. התוכן הזה יהפוך לחלק בלתי נפרד מהמותג שתצרו לעצמכם – גם בתוך הארגון עצמו.

בהצלחה!

אחד המכשולים הכי גדולים של עבודה מהבית הוא נטייה שכולנו מכירים - הדחיינות. בעבודה ממשרדים, הנטייה לדחיינות קצת פחות בולטת. באופן טבעי, השהות במקום העבודה עוזרת במיקוד במשימות שקשורות לעבודה. אבל כשעובדים לעבוד מהבית, יש המון הסחות דעת והנטייה לדחות משימות פחות מהנות בעבודה - פורחת.

אז איך מתגברים על הנטייה הכל כך טבעית הזו לדחות למחרתיים את מה שאפשר היה לעשות כבר עכשיו? קודם כל מבינים את שורש הבעיה: הסיבה האמתית לדחיינות היא לא רציונלית אלא רגשית לגמרי. לפי טימותי פיצ׳יל (Timothy Pychyl) שכותב למגזין Psychology Today - יש 3 סיבות שגורמות לדחיינות:

הסיבה הראשונה פשוטה ואינטואיטיבית: חוסר הרצון הבסיסי לעסוק בדברים שגורמים לכם לא להרגיש טוב, או כפי שמכנים זאת הפסיכולוגים דיאן טייס (Dianne Tice) ואלן ברטסלבסקי (Ellen Bratslavsky) - "הכניעה לתחושה הטובה". במילים אחרות: קל וכיף יותר לגלוש בפייסבוק מאשר לעשות הנהלת חשבונות.

הסיבה השנייה היא העובדה שהמשימה שלפניכם עשויה להיות מעורפלת ולא מוגדרת. אם לא תסמנו יעד מוגדר ותתחמו אותו בזמן, יהיה לכם קשה יותר להתקדם ולבצע אותו.
הסיבה השלישית לדחיינות היא הסחות הדעת. בעולם של שיווק ותקשורת שמתחרה על תשומת הלב שלכם, עליכם לבחור בזהירות איפה להשקיע את תשומת הלב שלכם ולהיזהר שלא לקפוץ מעיסוק אחד לעיסוק אחר.

אז מה הצעד הראשון בדרך לסיום פרק הדחיינות של חייכם, או להימנע מנפילה לתוכו במעבר לעבודה מהבית?
בגלל שהסתירה בין הצורך לבצע את הפעולה באופן מיידי ובין חוסר הרצון לבצע אותה יוצרת קונפליקט פנימי, הנטייה היא לרמות את עצמכם עם שקרים לבנים שאתם מספרים לעצמכם ש-״תיכף״ תגיעו למשימה שלכם, למרות שאין לכם באמת כוונה כזו.

לכן, התחילו בלהיות כנים עם עצמכם. אם יש משימה שאתם לא ממש שמחים לבצע, תתעמתו איתה ראש בראש. תגדירו בדיוק מה המשימה הזו דורשת מכם ואיך תבצעו אותה. שימו לה דד ליין ותהיו נחושים לעמוד בו, ואז - בגלל שברור לכם שזו משימה משעממת או קשה שתגרום לכם לנדוד לווטסאפ או לפייסבוק, כשאתם מגיעים למשימה עצמה, תרחיקו מעצמכם את הסחות הדעת הפוטנציאליות.

דרך נוספת להתמודדות היא לחשוב על משימה שהתחלתם לבצע כעל משימה שאתם כבר קרובים לסיים אותה. הצעד הראשון בדרך למשימה הוא הכי קשה ואחריו, כבר צוללים פנימה. מחקרים מראים שככל שחושבים פחות על העיסוק במשימה, כך גדלה המוטיבציה לבצע אותה.

אבל יש לנו עוד כמה המלצות משלנו, מעבר לאלה שמוזכרות במאמר: אנחנו ממליצים לכם ממש להתחייב על הבוקר להשלים משימה אחת, ולהתחיל את היום עם משימה כזו שלא בא לכם להתמודד איתה. ועוד אמצעי מצוין – הוא להבטיח לעצמכם פרסים. כשאסיים את המשימה אפנק את עצמי בקפה. המוטיבציות הקטנות האלה יעזרו לכם לזוז ולהתקדם.

ועכשיו – גשו לעבודה, בהצלחה!

בסביבת עבודה מרחוק, הפגישות בזום או בכל תוכנה אחרת הן החיבור המרכזי שלכם לצוות ולארגון. אתם לא באמת זקוקים לפגישות פנים מול פנים כדי להיות בקשר עם אנשים, לשמור על חיבור, לעבוד צמוד ולהגיע להישגים משותפים. ולמרות החסרונות של פגישות מרחוק, אפשר בהחלט לנהל או לעבוד בארגון מוצלח מבלי להיפגש בלייב.

זו הטענה המרכזית של כותבת המאמר, מארי מסאליו (Mary Mesaglio), חוקרת שעובדת מזה 20 שנה מהבית בחברת Gartner והיא, יחד עם הקולגות שלה צברו ביחד במצטבר מאות (כן, מאות) שנים של ניסיון בפגישות מרחוק.

מארי טוענת שמה שלא עובד טוב במציאות, לא יעבוד טוב גם בפגישות מרחוק, רק בגדול יותר. אם אין לכם כימיה עם קולגה במציאות, היא תתבטא בפגישות הרבה יותר מביכות מרחוק. למה? כי הקיום של פגישה מרחוק מדגיש תקלות ובעיות שהיו כבר קודם.

הנה כמה כללי אצבע לניהול פגישות מוצלחות מרחוק:

1.  אם הפגישה היא לא הכרחית, אל תקיימו אותה. כמה אנשים אתם מכירים שאומרים לעצמם? וואו, הלוואי שהיו לי עוד פגישות בלו״ז. הרבה פעמים פגישה זוללת זמן ואנרגיה. לכן חשבו עד כמה הפגישה קריטית ומקדמת אתכם.
   
   
2. עשו את הפגישות קצרות וענייניות, נסו לנטרל מראש הסחות דעת כמו: ילדים, חיות, בני ובנות זוג וכשלים טכניים. לפני שאתם פותחים את הוידיאו, תסתכלו מה רואים מאחוריכם וודאו שאין שם הררי כביסה או פרטי מידע מביכים יותר. ואמנם אתם עובדים מהבית, אבל אל תופיעו לפגישות בטרנינג.
   
   
3. אל תזמינו יותר מ-12 אנשים לפגישה אלא אם כן זה ממש הכרחי. ככל שבפגישה יש יותר משתתפים, כך היא פחות אפקטיבית.
   
   
4. חשוב שלכל פגישה יהיה מנהיג, שיוביל, ינהל אותה, ימלא שתיקות מביכות, ידאג להשמיע את קולם של כל המשתתפים בפגישה וינסה לגשר על פערים תרבותיים במידה ומדובר בפגישה עם עובדים ממדינות שונות.
   
   
5. אם מדובר בפגישת צוות, נסו להכניס לה וייב חברי ושלבו מסורת כיפית לפתיחת הפגישה, למשל: כל אחד מספר מה הוא רואה עכשיו מחוץ לחלון שלו.

בהצלחה!

במסגרת עבודה בארגון אתם רוכשים כלים, חוזקות ומיומנויות תוך כדי תנועה, לפעמים אפילו מבלי לשים לב. יש גם כמובן חוזקות שהגעתם איתן מלכתחילה לתפקיד והן חלק מהסיבה שנבחרתם למלא אותו. מדי פעם, כשאתם מרגישים שאתם רוצים להתקדם בארגון או לעבור תפקיד, כדאי שתעצרו ותחשבו מהן החוזקות שלכם, שיוכלו לשמש אתכם בתפקיד הבא ואיך כדאי לכם להגדיר ולחזק אותן – גם לעצמכם וגם מול קולגות או מנהלים.

הנה כמה חוזקות מפתח בארגון וטיפים כיצד לשפר אותן:

• תקשורת
  לכאורה, מדובר ביכולת מובנת מאליה, היכולת לתקשר עם עובדים אחרים. אבל מדובר למעשה בנקודת חוזק שממש לא מאפיינת כל עובד או עובדת: היכולת לבטא מחשבות ורעיונות בצורה ברורה, מילולית וגם בכתב, ולהקשיב באופן פעיל, מדגימה עד כמה אתם עובדים טוב עם אחרים.
  
  תקשורת אפקטיבית דורשת עבודת צוות, בכדי להגיע להבנה הדדית. לשם כך נדרשות מיומנויות מבוססות ידע כמו אוצר מילים ודקדוק וגם תכונות כמו אמפתיה, סבלנות וכבוד לאחרים. כל עובד בארגון צריך לתקשר עם הקולגות, הכפופים לו או המנהלים שלו וככל שהתקשורת שלו טובה יותר עם אחרים, כך גדל הסיכוי שלו להתקדם במעלה הארגון.
  
  יש מי שנולדים עם יכולות ורבליות טובות יותר או פחות, מה שבטוח – תקשורת תמיד אפשר לשפר. קודם כל, צריך להתאמץ לעבוד בצוות וכדאי לשתף את החברים לעבודה או לפרויקט גם במהלך הדרך ולא רק בתוצאות. כדאי לבקש משובים מקולגות ומנהלים וכשיש אי הבנות או קצרים בתקשורת – לעשות תחקיר ולהבין איפה יכולתם להשתפר.
  
  
• התמחות בתוכנות ספציפיות
  אולי לא שמתם לב, אבל סביר להניח שכבר זמן מה שאתם מתמחים בעבודה על תוכנה ספציפית בארגון שלכם. זה יכול להיות כלי עריכת תוכן, מערכות ניהול או כלים לניהול זמן, ניהול עובדים או כספים. היכרות עם כל אחת מהתוכנות האלו לאורך תקופה יכולה בהחלט להיחשב כהתמחות ועשויה לתת לכם יתרון יחסי בארגון שלכם. אם עוד לא התמחיתם באף תוכנה ספציפית ויש לכם זיקה או עניין בנושא מסוים כמו למשל עיצוב אתרים, עיצוב ממשק משתמש או תוכנה אחרת שימושית לארגון שלכם, דעו שיש היום היצע מדהים של קורסים דיגיטליים ומורים פרטיים גם באונליין וגם באופליין, כמעט לכל תוכנה שתרצו ללמוד.
  
  
• התמדה
  התמדה היא תכונה חשובה במיוחד בעידן של שינויים תכופים, הפרעות קשב וריכוז וריבוי משימות. התמדה מול קשיים, מכשולים, כישלונות והפרעות שונות היא תכונה שהולכת ונעשית נדירה וחשובה לנוכח האתגרים הרבים במציאות. בכל ארגון ידעו להעריך עובד שמתחיל בפרויקט או משימה ומסיים אותם בהצלחה. 
  
  איך משפרים את היכולת להתמיד? כדאי בתור התחלה לזהות את הרגע בו אתם רוצים לפרוש או לוותר, אם זה בגלל קולגה, מנהל, פרויקט או חוסר שביעות רצון אחר ולנסות לפרק את המכשול עצמו מבלי לפרק את כל החבילה.
  
  
• שליטה בשפות תכנות 
  לעובדים בחטיבות טכנולוגיות, היכרות עם שפת תכנות והיכולת לעצב עבור הארגון פתרונות טכנולוגיים, אתרים ואפליקציות יכולה להיות יתרון גדול מאד. חשוב להבין שהיום, הרבה מאד מהשירותים של ארגונים גדולים הופכים לדיגיטליים. לכן, גם העובדים צריכים להתאים את עצמם ולנסות ללמוד, גם אם ברמה בסיסית, כמה שיותר יכולות מקוונות. 

עייפות זום. כן, יש דבר כזה. אם שיחות פנים מול פנים מעייפות אתכם, שיחות זום עשויות לעייף כפליים. למה הן כל כך מעייפות? יש לכך כמה סיבות שבטוח לא חשבתם עליהן.

קודם כל, בשיחות וידיאו, המוח שלנו עושה מאמץ גדול בהרבה בניסיונות לפענח רמזים לא מילוליים. כמו למשל את הבעות הפנים של מי שמולכם, את הטון, את הניואנסים של הקול ואת שפת הגוף. יש כאן דיסוננס למוח: פיזית נדמה לכם שאתם נמצאים באותו החדר, אבל בפועל אתם לא. לכן, נדרש למוח והקוגניציה מאמץ גדול יותר מאשר בפגישות פנים מול פנים.

אתגר נוסף הוא שתיקה.
השתיקה היא בדרך כלל חלק טבעי משיחה בחיים האמיתיים, אם נשענים לאחור לרגע על הכורסה ושותקים ביחד, המבוכה היא בדרך כלל לא דרמטית. אבל בחיים הווירטואליים, שתיקה מקבלת נוכחות גדולה ומביכה, היא לפעמים מרמזת על בעיות טכניות וגורמת ל״תקלים״ בתקשורת.

מחקר שנעשה ב-2014 בגרמניה מצא שעיכובים ותקלות תקשורת בשיחות ועידה גורמות לאנשים לחשוב מחשבות שליליות על השותפים האחרים שלהם בשיחה, שלא באשמתם. אפילו עיכוב בתגובה של 1.2 שניות, גרם למשתתפים בשיחה לחשוב שהצד השני הוא לא מפוקס או לא ידידותי מספיק.

עוד נושא שמעייף אתכם בשיחות זום הוא המודעות שלכם לכך שמסתכלים עליכם. ביום יום, בשיחות מסדרון, אמנם מסתכלים עליכם, אבל אין לכם מצלמה שתזכיר לכם את זה.
כשאתם בשיחת זום ומכוונת עליכם מצלמה, היא מזכירה לכם שצופים בכם. מה שגורם לכם להיות יותר מודעים לעצמכם ולנראות שלכם, שזה כמובן מעייף מאד. אגב, גם המאמץ שלכם שלא להסתכל על עצמכם במצלמה, כי אתם מודעים לכך שהצד השני יראה את זה, גוזל מכם אנרגיות.

שיחות זום גם מזכירות לכם מה איבדתם, כשאתם רואים את הקולגות שלכם, בין אם בתת מודע או במודע, עולות לכם תמונות של מקום העבודה שלכם, השיחות הספונטניות, ארוחות הצהריים ונוכחות של אנשים נוספים בחייכם, שאולי חסרה לכם.

חכו, יש עוד.
אחת הסוגיות שהכי מעייפות אתכם בזום היא הערבוב בין חיי הפנאי והבית שלכם לבין חיי העבודה. מחקרים רבים מלמדים שלאנשים יש כל מיני פנים. פן אחד לעבודה, פן אחר לחברות וחברים, פן אחר לחוגים או פעילויות פנאי וכל אחד מהפנים האלו שונה, במקצת או בהרבה מהפן האחר. בדרך כלל אנשים לא הולכים לבר, פוגשים שם גם דייט, גם את הפרופסור שלהם באקדמיה וגם את הקולגה שלהם מהעבודה.

בעידן הקורונה, חל ערבוב של תפקידים שונים שאתם ממלאים בארגון ובחיי המשפחה במקום אחד.

אז איך להפחית את העייפות מפגישות הזום?
קודם כל, להוריד מהאג׳נדה פגישות זום לא הכרחיות, יש היצף של שיחות זום במקומות עבודה, חלקן הן בכלל במקום ארוחת צהריים או Happy Hour, כיוון שמדובר באירוע שזולל הרבה מאד אנרגיה, בהחלט כדאי לשקול להפחית את שיחות הזום הלא מחייבות. בנוסף, במידת האפשר, כדאי להצטרף לשיחה ללא מצלמה, או לשים את המחשב בזווית כזו שלא תגרום לכם להסתכל על עצמכם ללא הפסקה. בנוסף, כדאי מאד לנסות להפוך את השיחות העסקיות לידידותיות יותר ולהתעניין בחיים האישיים של המשתתפים האחרים.

חן גוטר עבדה כמנהלת במשך שנתיים מהבית, היא ישבה בישראל וניהלה צוותים שישבו בחו״ל. בדרך היא אספה כמה טיפים סופר חשובים לעבודה יעילה מהבית וחלקה אותן בפוסט מעולה בקבוצת הפייסבוק ״פורום נשים בתעשייה – קהילת המנהלות״ – ועכשיו גם איתכם.

לפי גוטר, היעילות שלה בבית הייתה בשמיים. מה שהיא הייתה מספיקה לעשות במשרד ב-9 שעות, הפך בבית ל-5 שעות. אחד היתרונות הגדולים הוא החיסכון בזמן ההתארגנות בבוקר, היא נשארה במכנסי טרנינג, מקסימום החליפה חולצה ושמה עגילים וליפסטיק בשביל שיחות וידאו. את השעה של הזחילה בפקקים וחיפושי החנייה היא החליפה בשעה של פילאטיס.

אבל העולם לא מושלם ולמרות הזמן שהתפנה לה, נוצר גם ואקום של מחסור בקשר עם אנשים. אחד מהדברים שהפריעו לה היה שהיחסים האנושיים הופכים לרדודים יותר בשיחות וידאו ולא פנים מול פנים וכשאין עומק, שיתוף הפעולה וניהול התהליכים בצוות הופכים להיות מאתגרים יותר כי המעורבות של כל הצדדים יורדת. הקשב של האנשים מתפזר, ומהר מאוד אפשר לאבד את סדרי העדיפויות.

אבל אל תתנו לזה לייאש אתכם. לחן ולחברות הקהילה יש כמה פתרונות אפקטיביים:
בתור התחלה, חשוב להשקיע בצד הטכני. וודאו שהאוזניות והמיקרופון שלכם טובים. כשלא שומעים אתכם טוב, הקשב מיד הולך לאיבוד. בדקו לפני שיחות שרואים אתכם היטב. לא קרוב מדי למצלמה של המחשב ולא עם אור מאחור שמחשיך את הפנים כי זה עוד יותר מקשה על התקשורת, שגם ככה לא מיטבית.

חשוב גם להישאר קרובים לאנשים שלכם. תשתמשו בווידאו ותנו לאחרים לראות אתכם ואל תסתפקו בקול. בתחילת הפגישה - תקדישו זמן ל-Small talk – תשאלו מה העניינים ודברו קצת על החיים. אפשר אפילו לשתף קצת - לאפשר למשתתפים להציץ לחלל שבו אתם עובדים ולהציג את מי שנמצאים לידכם. כדאי גם "לעשות סיבוב" בבית עם המצלמה של המחשב. זה מקרב, מחבר, וכתוצאה מזה, תעבדו טוב יותר ביחד.

אחת מחברות הקהילה המליצה- לייצר צוות קטן ואיכותי לסיעור מוחין שבועי קבוע בווידאו וגם להקפיד לייצר גם 'שיחות ברזיה' נפרדות משיחות העבודה הרגילות.

עוד נושא שחשוב לשים אליו לב הוא הגב שלכם: חשוב שתדאגו לפינת עבודה מסודרת משלכם, עם כל האמצעים הנוחים ביותר לישיבה ארגונומית נוחה על המחשב - כיסא טוב עם ידיות לידיים, ומסך מחשב שיהיה ממוקם בדיוק מול העיניים ולא תתכופפו אליו. זה הזמן להוציא את הספרים מהארון ולהניח את המסך מעליהם.

ודבר אחרון: חשוב שתגדירו הגדרה ברורה של שעות עבודה ושעות בית. כמו שאתם לא עוצרים ומפזרים כביסה, מבשלים, מסדרים את הבית או צופים בטלויזיה במשרד, אל תעשו את זה במהלך שעות העבודה בבית.

כדי שפגישות מרחוק יהיו אפקטיביות, הן דורשות מבנה מסודר ותשומת לב לכמה קטנים פרטים וחשובים.
יש סיבה טובה לכך שלפגישות יש מוניטין רע: הן בדרך כלל לא מתחילות או נגמרות בזמן, הדיונים לא ממוקדים, יש הפרעות באמצע, משתתפים יוצאים ונכנסים מהשיחה, משתתפים אחרים מתחילים לאבד ריכוז ולשוטט בטלפון שלהם ובסופו של דבר כולם חושבים לעצמם שאפשר היה להחליף את הפגישה הזו באימייל.

אז איך תמקסמו את האפקטיביות של הפגישה שלכם?
קודם כל, עמדו בלוח הזמנים והתעקשו עליו. ישיבה שמתחילה בדיוק בזמן נותנת למשתתפים שלה הרגשה שהיא מנוהלת כמו שצריך.

עוד דרך לשפר את האפקטיביות של פגישה כזו, היא להקליט את הפגישה, גם לטובת מי שלא יכולים להשתתף וגם כדי לעשות פולו-אפים. בנוסף, תדאגו שאחד מהמשתתפים ירשום נקודות לפרוטוקול, פגישה שאין בה פרוטוקול, כאילו לא התקיימה.

אחת הבעיות של מפגשים מרחוק היא שמשתתפים עולים אחד על הדברים של השני, בגלל שיש עיכוב של כמה שניות. לכן, כשאתם מנהלים את הפגישה, תקפידו על מרווחי שתיקה קצרים, כדאי גם להסביר למשתתפים שבגלל ה-delay, עדיף שהם יחכו כמה שניות לפני שהם עונים אחד לשני.

עוד היבט שישדרג לכם את הפגישה קשור לתקשורת הבלתי מילולית. נסו לקרוא את המבטים, ההנהונים, תנועות הגוף והבעות הפנים של המשתתפים בחדר הוירטואלי שלכם. הם נראים לכם מרוצים? יופי. הם נראים לכם מבולבלים או משועממים? תפנו אליהם וערבו אותם בשיחה.

חשבו מראש האם זו פגישה שאתם מבקשים מכל המשתתפים להשתתף בוידיאו? ההמלצה היא שכן, כי זה מייצר מקסימום מעורבות ומינימום הפרעות. בנוסף, אם אתם מנהלי הפגישה בזום, רצוי שתעשו mute על כל המשתתפים בתחילת הפגישה, אחרת שומעים את רעשי הרקע של המשתתפים או המשתתפות שלא עשו mute.

עוד עצה קלה ליישום היא לבקש משוב ממשתתפי הפגישה ולשאול אותם מה תוכלו לשפר לקראת הפגישה הבאה. אתם יכולים אפילו להשתמש באפליקציה של slack לשם כך. כדאי לשאול אותם שאלות כמו:
• האם היה לכם קל להתחבר לשיחה? האם נתקלתם בבעיות טכניות כלשהן?
• האם היה לכם ברור מתי תורכם לדבר?
• האם אמרתם את כל מה שרציתם להגיד?
• האם הרגשתם בנוח עם מדיניות ה-mute או שהייתם רוצים מדיניות אחרת?

חשוב שתקראו את המשובים ותנסו להתאים את עצמכם לרוח החדר הוירטואלי שלכם, במיוחד אם אתם עובדים עם אותם הצוותים הספציפיים לאורך זמן.

בהצלחה!

אם אתם מהאנשים שתמיד מכבים את הטלוויזיה, המוסיקה או הרדיו כשאתם צריכים לחשוב, לעבוד או למצוא פתרון יצירתי למטלה שיש לכם, תתפלאו לשמוע שיש מצב שקולות רקע הם אלו שדווקא יעזרו לכם למצוא פתרון יצירתי.  

נערכו כבר לא מעט מחקרים על השפעות של רעש לבן על יצירתיות, אפילו בדקו את ההשפעות של רעש ורוד (כן, יש דבר כזה, זה רעש מתמשך של עלים מרשרשים, גשם, רוח או קצב לב).  אבל כמעט לא נערכו מחקרים שבודקים את ההשפעה של רעשי הרקע של בתי קפה, למשל, על הריכוז והיצירתיות של סטודנטים שלומדים במקום או עצמאים שמצאו להם פינה מחוץ לבית לעבוד. 

מחקר של אוניברסיטת שיקגו שפורסם בכתב העת האקדמי J-STOR מצא שכשיש סביבכם קצת הסחות דעת קוליות ברקע, זה דווקא יכול לעזור לכם להיות מרוכזים ויצירתיים. זו הסיבה שלפעמים יש לכם הארות דווקא במקומות הכי לא צפויים - כמו במקלחת, בזמן צחצוח שיניים או כשאתם עובדים בגינה. אם אתם אוהבים לעבוד בבתי קפה, אתם בטח שמים לב שדווקא העובדה שיש מוסיקת רקע וקולות של אנשים סביבכם עוזרת לכם להתרכז ולחשוב יצירתי. 

במסגרת סדרה של ניסויים שהחוקרים ערכו, הם נתנו למשתתפים בעיות שונות שדורשות פתרונות יצירתיים ובדקו את כמות הרעיונות של המשתתפים לפתרון הבעיות ועד כמה הרעיונות שלהם היו יצירתיים. הם נטרלו עד כמה שאפשר משתנים מתערבים כמו השעה שבה המשתתפים ביצעו את המשימה, כדי לוודא שזה לא המשתנה שמשפיע על מידת היצירתיות של המשתתפים. 

איך החוקרים בדקו יצירתיות? שאלה טובה. הם גייסו למשימה שופטים חיצוניים שדירגו מ-1 עד 7 את היצירתיות של הרעיונות לפי קריטריונים כמו מידת הפרקטיות, היעילות, הישימות והחדשנות של הרעיונות ושקללו אותם לממוצע.  

החוקרים מצאו כשהמשתתפים שמעו רעש רקע חזק או חלש, היכולת היצירתית שלהם הייתה נמוכה יותר מאשר כשהם שמעו ברקע רעש בינוני, אז היצירתיות שלהם הייתה בשיאה, גם בכמות הרעיונות שהם העלו וגם באיכות הרעיונות. החוקרים חושבים שהסיבה לכך היא רמת הגירוי. הם בדקו את רמות קצב הלב ולחץ הדם של המשתתפים בניסוי ומצאו שרמת הגירוי הבינונית היא כנראה הרמה האידיאלית עבור מחשבה יצירתית.

אפילו שאתם עובדים מסורים ומצוינים, שעושים מעל ומעבר למען הארגון שלכם, אתם מרגישים שאתם לא מצליחים לבלוט מספיק בין העובדים האחרים? המאמר המעולה הזה מפורבס ריכז עבורכם כמה הרגלים פשוטים, שאם תאמצו – יעזרו לכם לשפר משמעותית את הבולטות שלכם בארגון.

קודם כל - תכירו את השמות של כולם.
כמובן שלא מצופה מכם להכיר את כל אלפי האנשים בארגון אבל בהחלט כדאי שתכירו את כל השמות של הסביבה המידית שלכם, של אנשי הצוות, המחלקה ואנשים נוספים שיש לכם ממשקים איתם. זה נכון גם לגבי אנשי ונשות התחזוקה, המנקים, השומרות או השומרים וכל מי שמקיפים אתכם בסביבה היום-יומית שלכם.

קחו אחריות על הטעויות שלכם: אף אחד לא אוהב לעשות טעויות, אבל אם עשיתם והפלתם את זה על קולגה או האשמתם גורמים חיצוניים, זה הרבה יותר גרוע. קחו אחריות, הכירו בטעות שלכם, נסו לתחקר איפה ולמה טעיתם ועשו את המקסימום כדי לתקן.

כבדו את המבוגרים והבכירים מכם: ברוב המקרים, זה מגיע להם. הם עבדו קשה וצברו שנות ניסיון רבות וגם אם אתם לא מסכימים איתם, הם ודאי יודעים דבר או שניים יותר מכם. אם לא בזכות החוכמה, אז לפחות בזכות הניסיון.

צפו מראש את צורכי המנהל או המנהלת שלכם: קשה שישימו אליכם לב, אם אתם רק מבצעים את מה שמצופה מכם. לעומת זאת, אם אתם יוצאים מגדרכם כדי לצפות מה הבוס צריך, לפעמים עוד לפני שהוא יודע את זה – זה כבר ימשוך את תשומת לבו. זה גם ידגים לו שאתם מבינים את האחריות הנדרשת מהדרגים הגבוהים יותר, ואולי אפילו יהפוך אתכם למועמדים פוטנציאליים לקידום.

לכן, אל תשאלו את הבוסית: איך אפשר לעזור לך? אלא נסו להגיעו כבר עם הצעה ספציפית ותגידו לה למשל: ״אני יודע שאת סופר עסוקה אבל חשבתי לעזור לך ולהוריד ממך את המשימה הזו״.

בהצלחה!